マンション総会資料の保管について：どのくらいの期間保管すべきか？

マンションの総会資料の保管について悩んでいる方は多いと思います。資料が溜まりがちな中で、どのくらいの期間保管すべきなのか、またその管理方法について考えていきましょう。

1. マンション総会資料の保管期間

マンションの総会資料をどのくらいの期間保管すべきかという点について、一般的には5年から10年程度が目安とされています。大規模修繕などの重要なイベントがあった年の資料は長めに保管しておくと良いでしょう。例えば、築30年のマンションであれば、特に大規模修繕が行われた10年以上前の資料については大切に保管することをおすすめします。

2. 資料の保管方法について

総会資料は重要な証拠となることが多いため、しっかりと管理することが求められます。紙媒体で保管している場合、湿気を避けるために乾燥した場所での保管が必要です。ファイルに入れて整理する、またはデジタル化して電子ファイルで管理するのも一つの方法です。

3. 管理組合・管理会社による管理

多くのマンションでは、管理組合や管理会社が過去の総会資料を一定期間保管しています。特に大規模修繕の際には、その際の資料を保管していることが多いため、もし過去の資料が必要な場合は、管理会社に依頼することで閲覧することが可能です。しかし、全ての資料が管理会社に預けられているわけではないので、一定の期間は個別に保管することが重要です。

4. 家庭での保管方法と整理方法

家庭内での資料の保管方法については、整理整頓が重要です。特に、総会資料や管理会社から送られてきた通知などは、手元に必要なものを整理し、あまりにも古いものは処分するなどして、管理しやすいように工夫しましょう。

5. まとめ

マンション総会資料の保管については、5年から10年程度を目安に保管し、大規模修繕などの重要なイベントに関連する資料は特に長期間保管しておくことが重要です。資料は適切な方法で整理し、もし管理組合や管理会社に保管されているものがあれば、必要な際に確認することができます。家庭内での整理も欠かさず行い、必要な資料を迅速に取り出せるように心がけましょう。