マンション管理組合で議決権行使の方法として、従来の書面による方法ではなく、GoogleフォームやMicrosoftフォームを活用してインターネット上で議決権を行使する方法が提案されることがあります。この方法は便利で効率的ですが、規約に基づく正当な手続きとして進めるには、一定の手続きや承諾が必要です。この記事では、インターネットを活用した議決権行使方法とその実現に向けたポイントを解説します。
インターネットを活用した議決権行使のメリット
インターネットを利用した議決権行使は、物理的な距離や時間の制約を超え、居住者が手軽に参加できる方法として注目されています。特に、QRコードやURLを利用したフォームでの投票は、参加者にとって非常に便利です。
これにより、出席できなかった居住者や、従来の書面による議決権行使に時間がかかっていた場合でも、素早く集計でき、効率的に進められるという大きなメリットがあります。
マンション管理規約に基づく議決権行使の方法
マンションの管理規約は通常、標準管理規約に準じて策定されています。規約には、総会での議決権行使の方法が定められており、書面による議決権行使が基本となっています。そのため、インターネットを活用した議決権行使方法を導入するには、規約変更が必要となる場合があります。
インターネットでの議決権行使を行うには、まずは組合員全員の承諾を得ることが大前提となります。規約変更を行うためには、通常、総会での議決を経て、全組合員の同意を得ることが求められます。
QRコードやURLを活用した議決権行使の導入方法
QRコードやURLを活用する方法は、簡単で効率的に議決権行使を行う手段となります。総会の案内や議案書にQRコードを貼り付け、参加者がスマートフォンやPCから直接アクセスできるようにすることで、書面での投票に比べて迅速に集計することが可能になります。
また、GoogleフォームやMicrosoftフォームを使用することで、議決権の行使結果を自動で集計し、迅速に報告することができるため、組合の事務作業の効率化にもつながります。
議決権行使の方法変更に対する承諾の取り方
インターネットを活用した議決権行使方法を採用するためには、まず管理組合の規約変更が必要です。規約変更には、組合員全員の同意が必要です。この同意を得るためには、総会で議案として提案し、十分な説明を行うことが重要です。
また、インターネットを活用することで、従来の書面による方法に比べて便利さや効率が向上することを説明し、組合員にとってのメリットを強調することが、賛同を得るためのポイントとなります。
まとめ
インターネットを活用した議決権行使は、マンション管理組合において効率的で便利な方法ですが、導入には規約変更が必要です。組合員全員の同意を得るために、十分な説明と協議を行い、QRコードやURLを利用した方法を検討することが重要です。規約変更後、実際に議決権行使をインターネット上で行うことで、総会のスムーズな進行が可能になります。
コメント