マンション管理において、管理規約に基づく臨時総会の開催は重要な役割を果たします。しかし、特定の組合員が頻繁に臨時総会の開催を請求するケースでは、管理会社との管理委託契約における総会支援事務の負担について見直しが求められることがあります。本記事では、管理会社との契約に臨時総会の支援事務を除外することが可能かどうかについて解説します。
標準管理規約における臨時総会の開催ルール
国土交通省が定める「マンション標準管理規約」では、臨時総会の招集について以下の規定があります。
臨時総会の招集に関する規定（標準管理規約第44条第2項）
・組合員の一定割合（例：組合員の1/5以上）の賛同があれば、理事長に臨時総会の開催を請求できる。
・理事長が請求に応じない場合、請求を行った組合員が自ら臨時総会を招集することができる。
この規定により、管理組合内で臨時総会の招集権限を適切に運用することが求められます。
管理会社との契約における総会支援事務の範囲
管理会社との管理委託契約には、通常「総会支援事務」が含まれています。これは、以下のような業務を含むことが一般的です。
- 総会開催のための通知・議案作成
- 会場手配や運営補助
- 議事録作成
しかし、標準管理規約第44条第2項に基づく臨時総会の開催が頻繁に行われる場合、管理会社の業務負担が増大し、コスト増加や契約内容の見直しが必要になることがあります。
「臨時総会支援事務の除外」を契約で定めることは可能か？
管理会社との契約に「ただし、標準管理規約第44条第2項の臨時総会の支援事務を除く」と追記することは理論上は可能です。ただし、以下の点に留意する必要があります。
① 既存契約の見直しが必要
すでに管理会社との契約が存在する場合、契約変更には双方の合意が必要です。一方的に追加することはできません。
② 総会の決議が必要になる可能性
管理委託契約の変更は、管理組合の総会決議事項となる場合があります。理事会で協議した上で、総会での承認を得ることが望ましいでしょう。
③ 費用負担の整理が必要
臨時総会の招集者が支援事務を希望する場合、その費用を招集者負担とするルールを管理規約に明記することも考えられます。
実際の対応策と管理会社との交渉ポイント
臨時総会の支援事務を除外する契約を検討する際には、以下の対応策が有効です。
① 事前に管理会社と相談する
管理会社に負担軽減の意向を伝え、契約内容の調整が可能かを確認します。
② 費用負担ルールを明確化
臨時総会の運営に関する費用を、総会招集者負担とするルールを明文化し、管理規約の改正を検討します。
③ 総会での合意形成を図る
臨時総会の運営負担が増加していることを組合員に説明し、契約変更に理解を求めることが重要です。
まとめ
マンション管理において、臨時総会の開催が増えることで管理会社の業務負担が大きくなる場合、管理委託契約の見直しが必要になることがあります。「標準管理規約第44条第2項の臨時総会支援事務を除く」と契約書に追記することは可能ですが、管理会社との協議や管理組合内での合意形成が不可欠です。費用負担のルールを整理し、適切な形で管理契約を調整することが望ましいでしょう。
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